第一章 总则
第一条 为加强北京美灵公益基金会（以下简称“基金会”）采购管理，完善和规范采购工作程序，降低采购成本，保障基金会正常运行，特制定本办法。
第二条 基金会日常办公和捐赠项目所涉及的采购货物和服务的采购活动，适用本办法。临时性应急的货物（服务）采购除外。固定资产采购详见《北京美灵公益基金会固定资产管理办法》。
基金会自用办公用品及服务根据需要由办公室统一采购和管理。
第二章 采购原则
第三条 采购的基本原则：预算节约、公开透明、公平公正、诚实信用，优先采购本国产品、节能产品，同等条件下就近采购，不得化整为零。
第三章 采购项目
第四条 基金会财政性资金采购项目执行国家相关规定。基金会非财政性资金的采购项目按本办法执行。
第四章 自行采购项目采购方式
第五条 采购金额一次性达到100万元（含）以上的货物和服务项目、200万元（含）以上的工程项目应采用公开招标方式进行采购。公开招标限额标准以下的采购项目，应当采用招标或邀请招标、竞争性谈判、询价或单一来源方式采购。
第六条 采购基本程序
一、编制采购预算。年初编制采购预算，如遇特殊情况需追加预算，应提出书面申请，按程序报理事长/秘书长批准。
二、提出采购申请。采购部门在采购前须提出采购申请，内容包括采购方式、采购项目的名称、采购预算、采购数量、资金来源、交货（工）时间、技术指标和服务要求。按程序报秘书长批准。
三、确定采购方式并实施。
（一）100万元（含）以上的采购项目
1.成立招标工作小组。由项目部、办公室、财务部组成5人招标工作小组，负责招标采购工作，必要时可请外部专业技术人员参加。
2.确定代理招标。如需委托采购代理机构代理招标事宜，应根据招标项目要求，对有资质的社会中介机构，从经营资质、业界声誉和代理业绩等方面综合考察，推荐不少于3家招标代理机构候选名单，经招标工作小组研究后确定最终招标代理。
3.审定招标文件。如委托采购代理机构代理招标事宜的，招标代理机构根据招标项目的特点和需要编制招标文件，招标工作小组需对招标文件进行审定。
4.签署《委托招标代理协议》。如委托采购代理机构代理招标事宜的，由单位与招标代理机构签署《委托招标代理协议》，明确双方的权利和义务。
5.组建评标委员会。根据国家相关规定，依法组建评标委员会，派人监督外聘专家抽取工作，出席开标仪式并监督评标会议。
6.审核评标报告。招标工作小组要对评标报告进行审核，方可与招标代理机构签署《评标报告审批表》。
（二）100万元以下、30万元（含）以上的采购项目，采购部门须制定采购方案，由项目部、办公室组成采购工作小组，确定采购方式。
（三）30万元以下、5万元（含）以上的采购项目，采购部门可直接采用比价询价方式进行采购。同时需提供三家以上供应商报价单（报价单须有联系人、联系电话并加盖公章），在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上，采购部门组织3人以上进行评估。
（四）5万元以下的采购项目可提供3家比价或询价说明；在商场或京东、当当等网站采购物资和书籍，可用即时截图、价签作为比价询价依据。
四、签订采购合同。
采购合同由基金会负责人签字并加盖公章。合同供应商应具有合法经营主体资质，信誉及服务等条件良好。
采购合同应明确以下内容：标的、数量、质量、价格、交货期限、付款条件及付款方式、验收交货方式及地点、违约责任等，还需提供对方的账户名称、账号、开户行等信息。
五、验收及支付采购资金。
采购货物（或服务）到基金会或指定地点后，由采购部门2人以上验收。验收合格后，采购部门持入库单、发票按有关规定办理付款手续。
采购款一般分两次拨付，根据实际情况，首付比例可在20%—80%。支付尾款时需根据协议验收；签报时，还需提供对方出具的款项使用明细并加盖印章。
合同履行过程中遇有特殊问题影响合同正常履行，应签订补充合同，与原合同具有同等法律效力。
六、办理货物出入库手续。
入库手续。货物验收应由两人以上完成，货物验收合格后，经办人填写入库单。
出库手续。货物出库领用时，涉及捐赠的，需填写出库单，经部门负责人签字后出库，并提供接收手续；自用货物由办公室登记造册，领用时办理领用手续。
第五章 附则
第七条 本制度经2020年8月12日北京美灵公益基金会第一届理事会第二次会议表决通过。
