为加强北京美灵公益基金会（以下简称：基金会）规范化管理，使秘书处工作有章可循、有法可依，根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》等国家有关法津法规，结合《北京美灵公益基金会章程》及基金会工作实际，制定本制度。

一、秘书处办公会实现理事会指导下的秘书长负责制。

二、秘书处实行秘书长领导下的分工负责制，相关工作人员按照分工履行职责，管理本职工作范围内的事项。

三、秘书处在秘书长领导下，实现以下职责：

（一）组织执行基金会年度工作计划、工作要点和年度预算计划；

（二）审议并提请理事会批准专项基金会。依据专项基金合作协议，研究专项基金年度考核工作，审核专项基金合作协议续签、中止、解除方案，以及专项基金终止后项下资产清理清算等事宜，报理事会审议通过后组织实施；

（三）研究重要公益活动的实施方案上报理事会通过后组织实施。协调组织慈善项目启动、拟定项目实施计划、预算安排项目资金、跟踪项目实施流程、预测防控项目风险，做好项目结项和归档等工作；

（四）按照基金会财务管理制度，上报限额以上资金拨付预算方案，直接组织限额以下资金拨付；

（五）加强基金会队伍建设及思想建设，组织开展员工的业务培训相关工作；

（六）及时启动基金会建章立制工作，对基金会规章制度提出修改建议，上报理事会决策通过；

（七）拟定年度人力资源管理计划，提出岗位人员任免建议，调配、晋升部门工作人员，组织协调员工招聘，开展年终绩效考核，提出奖惩建议；

（八）在理事长指导下，组织召开基金会工作会议、年会以及基金会对外召开的其他重要会议。

（九）处理其他需要协调有关部门完成的工作。

四、秘书处根据工作安排，召开工作会议：

秘书处原则上每周召开一次工作会议：

1．秘书处研究决定议题时，负责该项工作人员提出意见和方案，

2．由秘书处集体讨论并做出决定，重大事项应报告理事长。

3．特殊情况下，不能召开秘书处办公会议的，可采取文件会签的办法先行商定，待下次秘书处办公会议召开时再补充讨论决定。

4．秘书处办公会议决事项由分管负责人跟踪落实，并定期汇报。

（一）参会人员必须按时到会，不能参加会议时应提前向秘书长请假。

（二）严守保密纪律，参会人员不得随意向外透露会议内容。

五、秘书处办公会议由秘书长主持，副秘书长及基金会工作人员参加。秘书处坚持民主集中制，充分发扬民主，善于集中正确意见，自觉接受监督。秘书处成员应支持秘书长的工作，秘书处各成员之间应按照分工负责、有效协作、抓好落实。

六、秘书处全体成员必须认真履行工作职责，不得推诿工作、推卸责任。

七、本制度经基金会第一届理事会第五次会议通过并实施。