为加强北京美灵公益基金会(以下简称:基金会)规范化管理,使秘书处工作有章可循、有法可依,根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》等国家有关法津法规,结合《北京美灵公益基金会章程》及基金会工作实际,制定本制度。
一、秘书处办公会实现理事会指导下的秘书长负责制。
二、秘书处实行秘书长领导下的分工负责制,相关工作人员按照分工履行职责,管理本职工作范围内的事项。
三、秘书处在秘书长领导下,实现以下职责:
(一)组织执行基金会年度工作计划、工作要点和年度预算计划;
(二)审议并提请理事会批准专项基金会。依据专项基金合作协议,研究专项基金年度考核工作,审核专项基金合作协议续签、中止、解除方案,以及专项基金终止后项下资产清理清算等事宜,报理事会审议通过后组织实施;
(三)研究重要公益活动的实施方案上报理事会通过后组织实施。协调组织慈善项目启动、拟定项目实施计划、预算安排项目资金、跟踪项目实施流程、预测防控项目风险,做好项目结项和归档等工作;
(四)按照基金会财务管理制度,上报限额以上资金拨付预算方案,直接组织限额以下资金拨付;
(五)加强基金会队伍建设及思想建设,组织开展员工的业务培训相关工作;
(六)及时启动基金会建章立制工作,对基金会规章制度提出修改建议,上报理事会决策通过;
(七)拟定年度人力资源管理计划,提出岗位人员任免建议,调配、晋升部门工作人员,组织协调员工招聘,开展年终绩效考核,提出奖惩建议;
(八)在理事长指导下,组织召开基金会工作会议、年会以及基金会对外召开的其他重要会议。
(九)处理其他需要协调有关部门完成的工作。
四、秘书处根据工作安排,召开工作会议:
秘书处原则上每周召开一次工作会议:
1.秘书处研究决定议题时,负责该项工作人员提出意见和方案,
2.由秘书处集体讨论并做出决定,重大事项应报告理事长。
3.特殊情况下,不能召开秘书处办公会议的,可采取文件会签的办法先行商定,待下次秘书处办公会议召开时再补充讨论决定。
4.秘书处办公会议决事项由分管负责人跟踪落实,并定期汇报。
(一)参会人员必须按时到会,不能参加会议时应提前向秘书长请假。
(二)严守保密纪律,参会人员不得随意向外透露会议内容。
五、秘书处办公会议由秘书长主持,副秘书长及基金会工作人员参加。秘书处坚持民主集中制,充分发扬民主,善于集中正确意见,自觉接受监督。秘书处成员应支持秘书长的工作,秘书处各成员之间应按照分工负责、有效协作、抓好落实。
六、秘书处全体成员必须认真履行工作职责,不得推诿工作、推卸责任。
七、本制度经基金会第一届理事会第五次会议通过并实施。