第一条 为加强北京美灵公益基金会(以下简称基金会)会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合基金会实际情况，制定本制度。
第二条 会计档案是指会计凭证、会计帐簿(含备查帐簿)、银行对账单和财务报告等会计核算资料，是记录和反映单位经济业务的重要原始资料和证据。具体包括：
(一)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；
(二)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；
(三)财务报告类：月度、年度财务报告，包括会计报表、财务情况说明、年度财务报告等；
(四)审计报告类：年度审计报告、重大项目专项审计报告、换届、离任审计报告；
(五)其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案保管清册、会计档案移交清册及其他应当保存的会计核算专业资料等。
第三条 基金会档案主管部门和基金部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由基金部负责，将每年形成的会计档案，及时整理归档，装订成册，编制会计档案管理清单，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第四条 会计档案由基金部指定专门人员在专门地点负责保管，出纳人员不得兼管会计档案的保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
第五条 会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
第六条 机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。
第七条 基金会建立会计档案清册和借阅登记清册。
第八条 凡需借阅会计档案人员，须经财务负责人或理事长批准后，方可办理调阅手续。
第九条 借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。
第十条 借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经财务负责人或理事长批准。
第十一条 需要复印会计档案的，须经财务负责人批准。
第十二条 各种会计档案保管期限如下：
(一)会计凭证保管30年；
(二)会计账簿保存30年；
(三)财务会计报告保存10年，其中年度财务报告永久保存；
(四)其它会计资料：银行存款余额调节表10年，银行对账单10年，纳税申报表10年，会计档案移交清册30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书永久。
第十三条 会计档案保管期满，需要销毁时由基金部提出销毁清单，会同基金会档案管理主管部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经理事长批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由基金部保管到结清债权、债务时为止。
第十四条 按规定销毁会计档案时，应由档案主管部门和基金部共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告理事长。
第十五条 本制度经基金会第一届理事会第五次会议通过并实施，与本制度不一致之处，以本制度为准。
